正社員を雇用せずに、「個人」で ホテルを運営する方法

1. 宿泊業の生産性が低すぎる件

2. 人手不足と人件費高騰

3. 社長の仕事は「集客」

ホテル運営の生産性を上げ、今後さらに高くなっていく人件費を削減し、また宿の「集客」に時間を割くためにはホテル運営を自動化して、意図的にあなたの「時間」を作らなければならないのです。

宿の運営というのは、非効率すぎるし俗人的すぎますよね。僕たちは21世紀に生きているので、誰にでもできる仕事は人間が手を動かさずに、システムにやってもらいましょう。

具体的には、PMSやサイトコントローラーを使うことで、放ったらかしで予約からチェックインまでを自動化し、業務の90%をシステムで処理します。そして空いた時間でホテル業に重要な「集客」に時間を割くわけです。

この自動化&非俗人化のホテル運営の救世主は、Beds24というホテルシステムです。

『Beds24』はオンラインで予約管理する上で、最も簡単に、最も安く、最も便利に管理ができるシステムです。なぜなら、ホテルで最も大切な機能であるサイトコントローラーとPMSの両方が備わっているからです。

ここでは自動化の全体図をお見せします。

これは、私たちが導入している宿泊施設の自動化5ステップです。

1. 予約はオンラインのみ

2. チェックイン2日前に事前決済

3. チェックイン前にオンライン台帳

4. 客室の鍵のパスワードを自動送信

5. チェックイン&アウト

石川県金沢市でアパートメントホテルや民泊、ゲストハウスなどの宿泊施設を経営・運営しています。コロナ禍で1軒潰してしまって、現在5軒やっています。

今回の講座でご紹介するような運営スタイルに変えてからは、

もういつ来るか分からないゲストを待ちぼうけすることもないし、同じ質問に毎回メールで返信する必要もなくなったし、 No showで取りっぱぐれることもないし、 予約管理でミスってダブルブッキングでゲストに平謝りすることもありません。

その結果、じぶんの時間が増え、より「集客」に時間を使うことができるようになりました。

もちろん、娘と過ごす時間も以前よりは増えました。今では彼女は7才になってしまったので、あまりパパの言うことは聞いてくれませんが...

ホテル運営、ほんとうに大変ですよね。もし、あなたが同じように感じたことがあるのであれば、この先を進めていただくと役に立つ情報があると信じています。

サイトコントローラーとは、複数のOTA（Online travel agency、予約サイトのこと）の「在庫」と「料金」を一元管理するシステムのことです。

サイトコントローラーは、客室在庫の管理は全て自動で行われるので、予約・変更・キャンセルがあった場合、あなたは何もすることなく、自動で在庫が調整されます。

このレクチャーでは、サイトコントローラーを使うことのメリットを3つあげます。

PMSは「プロパティ・マネジメント・システム」の略で、フロント業務を一元管理するシステムのことです。チェックイン・アウト、精算、部屋割り、ゲスト管理など、フロントで必要な機能を網羅しています。

このレクチャーでは売上をさらに上げるために、Beds24と接続できるOTAについて説明していきます。ご紹介するのは、以下のOTAです。

• 楽天トラベル

• じゃらん

• 一休

• Booking.com

• Airbnb

• Expedia

• Agoda

またこれらのOTAのコミッションについても解説します。

OTAでの集客は羅針盤のない航海のようで、あっちへ行ったりこっちへ行ったり、トレンドの波やその時々のクチコミ評価、競合他社のプロモーション攻撃に左右されてしまいます。

一通りOTAで売れるようになったら、今度はあなたの宿の公式ホームページを作って自分で集客にトライすることをお勧めします。

良い宿を作り、自社HPを作ると、ゲストが勝手に口コミしたり、SNS投稿したり、ブログに書いてくれたり、Youtubeにアップしてくれたりするので、その結果Googleがこの宿は人気なんだと判断して上位に表示されます。そして、このホームページ経由でコミッションゼロの予約が入るわけです。

予約エンジンとは、あなたの宿の公式ホームページから、オンラインで直接予約を受け付けるための予約システムのことを指します。

せっかく公式のホームページを作っても、HPからゲストが直接予約できなければ、結局ゲストはOTAから予約することになり、ホームページを作った意味がありません。

繰り返しますが、HPからの予約はコミッションがゼロなので、HPを作ったら必ず予約エンジンを搭載してください。

このセクションでは、Stripeという決済代行会社を利用し、決済を自動化する方法を説明していきますが、まずその前に現金を一切廃止して、事前決済だけで宿を運営するメリットを5つご紹介したいと思います。

1. 釣銭を用意しなくて良い

2. 入金が不要

3. 盗難・紛失などレジ金が合わないリスクがなくなる

4. チェックインがスムーズ

5. Noshowの処理が楽ちん

これらの問題は、事前決済にすることで全て解決します。

このレクチャーでは、各OTAごとの決済の設定を見ていきます。

楽天トラベル・じゃらん・一休に関しては、現地決済をやめて、事前決済のみにします。

Expedia、Airbnb、Agodaはもともと事前決済しかありません。

Booking.comは2022年5月より、事前決済のみにすることが可能になりました。

自社予約エンジンに関しては、決済代行会社であるStripeを使って実現します。

公式ホームページに事前決済を導入するためには、Stripeというサービスを使う必要があります。

Stripeは無料でアカウントを作成したら、すぐに支払い受付の設定を行うことができます。アカウントの作成方法は簡単です。Stripeでは法人だけでなく、個人でもアカウントを作ることができます。

Stripeでは他社で行われているような審査を基本的に行っておらず、企業の登記番号や電話番号、銀行口座情報などを入力すれば最短1日で利用を開始できます。スピーディーに決済代行サービスを利用したいときに、おすすめのプラットフォームだといえるでしょう。

Stripeのアカウントを開設したら、Beds24とStripeのアカウントを連携させましょう。

Beds24をある程度マスターすると、Stripeとの連携もできてしまいますが、万が一失敗してしまうと決済ができなくなりトラブルになります。Beds24のサポートにお願いすると無料で設定を行ってくれます。

で、Beds24とStripeを連携させると具体的にどのような挙動になるか説明したいと思います。

ここではその他のStripe便利機能3選をご紹介します。

1. インボイス

2. 商品を登録する

3. サブスクリプション

意外に思うかもしれませんが、ホームページの「よくある質問」ページは、めちゃくちゃ大切です。Q&Aとか、FAQみたいな言い方もされていますが、要はお客様から頻繁にある問い合わせの内容とそれに対する返答をあらかじめページに載せておくんです。

お客様は予約する前やチェックイン前に、あらゆる不安を解消したいと思っています。

例えば、車で行ったら駐車場はあるのかな？深夜でもチェックイン可能なのかな？チェックイン前の荷物の預かりは可能かな？とか

うちの宿は、こんな感じでまとめています。（実演）

というわけで、お客様の頭の中をさまざまなクエッションが渦巻いているんですが、それをこの「よくある質問」ページで先回りして回答してあげるんです。

このレクチャーではBeds24の自動化ツールであるAuto Actionを使って、自動でメールを送る方法をお伝えします。

僕はご予約いただいたお客様には、「予約直後」「チェックイン前」「チェックアウト後」の合計3回メールを自動で送っています。

Auto Actionの設定は、このような形です。

トリガーは、「予約直後」「チェックイン前」「チェックアウト後」で、

アクションは、「登録メールアドレスにメールを送る」になります。

ではそれぞれどんな内容のメールを送るかですが、実際にBeds24の管理画面でどのように設定しているか見てみましょう。

チェックイン時に紙の宿泊台帳に名前や住所、職業を書かせるのは本当に無駄だと思いませんか...？

旅館業法的には、宿泊台帳は保管義務があるので、紙だと嵩張りますし。旅館の中には、記載された内容を、手打ちでPMSに入力しているところもあるそうです。

ここではセルフチェックインシステムを利用して、チェックインを非対面にする方法について解説します。

セルフチェックインサービスとは、宿泊客のスマホを使って非対面でチェックインが可能なサービスになります。

この仕組みを導入すると

チェックインの非対面化やフロントの省人化・無人化を実現することができます。

弊社の場合は、前のレクチャーで説明したセルフチェックインシステムは使っていません。

チェックイン2日前に自動送信メールで、ゲストのメールアドレスにオンライン台帳のリンクが入っているメールを送るんです。（こんな感じで↓↓）

チェックインする時間までに以下URLから、エントランスとお部屋のパスワードを発行してください。そうすると、ゲストはホテル到着前までにオンラインで記帳できるじゃないですか。

自宅や電車の中でじぶんのタイミングで記帳できるので、ずいぶんと気楽じゃないですか。

オンライン記帳は紙の台帳と同様、氏名や住所、電話番号を記入する欄があります。加えて外国人の場合は、パスポートの写真をスマホで撮りアップロードできる仕様です。

自社の公式Webサイトに「オンライン記帳のページ」を作成して、チェックイン前に記帳してもらっています。流れとしては、チェックイン2日前にお客様にチェックインのご案内のメールを差し上げているのですが、そのメールの中に、このページへのリンクを貼り、オンラインで記帳してもらっています。

このセクションの最後はLINE公式アカウントについて説明させてください。

私は、ホテル運営の無人化・省人化のキーは電話だと思っていて、どうすれば電話の数を減らすことができるか常日頃考えています。

まぁ、電話が嫌いなだけですが。

ただ常識のないお客様が深夜早朝に電話をかけてくることもあるので、できるだけ対策は必要かと思っています。

その対策の一つとして、LINE公式アカウントを使っています。

LINEは一般的に個人同士が繋がるチャットアプリですが、LINE公式アカウントは、宿泊施設のアカウントとして登録することができ、お客様とコミュニケーションすることができます。

宿泊業をやっていて一番多いトラブルの1つが鍵に関したトラブルです。

過去にこんなトラブルやストレスがありました。

-ゲストが鍵を無くした

-ゲストが鍵を持ち帰ってしまった

-鍵を部屋に置いたままロックして外出した

-合鍵の複製にコストがかかる

-ジャラジャラと鍵の管理が面倒

などです。

なので、現在は積極的にスマートロックやパスワード式の鍵を使うようにしています。

物理キーを無くしたことで、鍵に関わるトラブルが圧倒的に減りました。

加えて、対面で鍵を受け渡す必要がなくなったので、現場に縛られた運営から脱却できました。

とはいえ、スマートロックの会社が増えてきて、どれを使えばいいかよく分からないですよね。自宅で使うならともかく、不特定多数が泊まる宿泊施設なら、なおさら失敗できません。

このセクションでは、こんな鍵の問題を解決するRemote Lockというスマートロックサービスについてご紹介したいと思います。

Remote Lockを細かくご紹介する前に、まず言葉の定義だけ確認させてください。

スマートロックと似たような鍵タイプに、「テンキー錠」というものがあります。

スマートロックとテンキー錠は全く別物です。混同している方は注意してください。

スマートロックは、Wi-Fi接続でPCやスマホの管理画面から操作できる鍵です。

管理画面上でパスワードの変更ができるほか、入退室も記録することができます。鍵の本体は電池で動作します。

一方、テンキー錠はWi-Fi接続できません。そのため遠隔でパスワードの変更ができず、鍵本体から変更します。

Wi-Fi型のスマートロックではおそらく一番有名なブランドです。アメリカの会社ですが、株式会社構造計画研究所という会社が窓口になっています。

実際にどんな感じで運用しているかというと、

1. まずお客様はOTAから宿を予約します。

2. そうするとお客様情報が自動でBeds24に取り込まれます。

3. 今度はその情報が自動でRemote Lockに取り込まれます。

4. チェックインが近づくと、リモートロックがパスワードを自動生成します。そのパスワードはBeds24に引き渡され、

5. チェックイン前のお客様にメールでお伝えします。

6. お客様は当日そのパスワードで入室します。

これ、全て自動で行われるので、マニュアルで操作することは一切ありません。

ここでは、Beds24とRemote Lockの接続・設定方法を確認して、どのようにBeds24上で鍵の発行を自動で行っているか、実際の画面で説明したいと思います。

前回のレクチャーではBeds24の管理画面上の設定を動作を見ましたが、このレクチャーではRemote Lockの管理画面を見てみたいと思います。

• ダッシュボード

• バッテリー状況（電池残量）

• 遠隔で鍵を開け閉めする

• マスターキーを確認する

• イベントページにてアクセスログの見方

• チェックイン時間の変更方法

• ユーザーとゲストの違い

• ゲストを作成する

ここからは、Beds24のその他の便利な機能を一つ一つご紹介していきたいと思います。

まずは、LINEとの連携です。私たちは、社員間のやりとりをLINEグループ上で行っています。このLINEグループをBeds24と連携させて、新規の予約が入った際やクレジットカードでオーソリが取れない予約が入った際は、自動で通知をLINEに送っています。

Beds24は、1つの宿に複数のアカウントを作成して管理することが可能です。そして、アカウントごとに様々な権限を付与することができます。

例えば、一番権限の強いビジネスオーナーには全ての権限があります。

あとはフロントスタッフは、お客様の個人情報は見ることができるけど、料金を変更したりはできないようにする、などですね。

一番便利な使い方は、もしあなたが宿の清掃を外部の清掃会社に外注しているのであれば、

その清掃会社用のアカウントを作ることです。

これをすると、清掃会社が予約状況をリアルタイムでチェックできるようになります。

わざわざオーナーであるあなたが「明日の掃除は○室で、XX号室とXX号室で...」と連絡しなくても、清掃会社が自らチェックできるようになります。

宿泊料金などの重要な情報は編集・閲覧できないように制限できるので、セキュリティ面も安心です。

Beds24は、「バラ部屋」と「一棟貸切」の併売が可能です。

併売とは、同一の部屋を異なる部屋タイプとして同時に販売することを言います。

例えば、あなたの宿に2段ベッドが3台入った定員6名のドミトリーがあるとします。

併売は、この部屋を6名部屋としても売り出す訳です。もちろん、まだドミトリーの予約がゼロのタイミングでです。

で、仮に6名部屋で予約が入ると、ドミトリーの販売を停止します。逆にドミトリーの予約が1件でも入ると6名部屋の販売を停止します。

Beds24はこれらの一連の在庫の調整を自動でやってくれるんです。

Beds24では、ボタンひとつで簡単にホテル運営に必要な指標をレポートとして出すことが可能です。

もちろん、あなたの宿泊施設が健全に運営できているか確認するためにも使えますし、補助金を申請する際に必要なレポートを作成したり、もし運営委託をやっているのであればオーナー様向けのレポートもここから簡単に作成できます。

このレクチャーではBeds24のその他の機能についてざっと説明したいと思います。

• Beds24の契約期間

• 休会

• 管理画面からゲストへ連絡

• 最低宿泊日数

• チェックイン不可設定

このレクチャーでは、Beds24のデメリットをご紹介します。

• 料金体系が複雑なプラン管理には不向き

• 国内OTA（楽天トラベル・じゃらん・一休）との接続は別料金

• Reluxやるるぶとは接続できません

• 楽天トラベル・じゃらん・一休は在庫の連動しかしません。